Visualisera din redaktionella process

Om du tyc­ker det har varit myc­ket snack och lite verk­stad så här långt i vår serie om lean con­tent mar­ke­ting, så får du ditt lyst­mä­te av prak­tis­ka tips idag. Vi ska job­ba med visu­a­li­se­ring av den redak­tio­nel­la pro­ces­sen. Håll i hat­ten! Nu kör vi.

Visualisering av dig

Du kanske mär­ker att jag är mer när­va­ran­de i des­sa artik­lar om lean con­tent mar­ke­ting än i många and­ra artik­lar jag skri­ver. Det beror på att jag visu­a­li­se­rar mig dig fram­för mig.

Vi sit­ter på ett kafé. Med ett klas­siskt kafé­bord mel­lan oss. Ett litet, med bara plats för två. Jag dric­ker kaf­fe. Svart brygg­kaf­fe gjort på nymal­da bönor, från kafé­ets eget ros­te­ri. Jag är osä­ker på om du har te eller kaf­fe i din kopp. Det vet du bäst själv. Men där sit­ter vi i alla fall, och pra­tar om mark­nads­fö­ring i all­män­het och con­tent mar­ke­ting i synnerhet.

Var­je gång jag sät­ter mig ned för att skri­va en av des­sa artik­lar, eller artik­lar­na i den för­ra arti­kel­se­ri­en, så före­stäl­ler jag mig den­na scen. Ibland sit­ter vi inom­hus, vid ett fyr­kan­tigt bord vid fönst­ret ut mot gatan. Ibland sit­ter vi vid ett runt bord utan­för sam­ma föns­ter. Det vari­e­rar från arti­kel till arti­kel. Men det är all­tid du som sit­ter där. Och vi pra­tar all­tid om något spännande.

Idag pra­tar vi om visu­a­li­se­ring. Eller mer pre­cist, visu­a­li­se­ring av arti­kel­flö­det genom den redak­tio­nel­la pro­cess vi pra­ta­de om sist vi träf­fa­des.

Repetition av den redaktionella processen

Jag antar du kom­mer ihåg den snits­la­de banan med väg­skäl här och var, och längs banan sta­tio­ner med köer fram­för. Det är din redak­tio­nel­la process.

Vid star­ten av den snits­la­de banan står du med en tom låda. Ordet arti­kel är skri­vet på lådans utsida.

Du ska gå med lådan från bör­jan till slu­tet av banan. Vid var­je sta­tion utförs en akti­vi­tet. Var­je akti­vi­tet bidrar till att fyl­la lådan med text, bil­der, video och and­ra artikel­de­lar. När du har gått i mål är lådan fylld med allt som behövs för att pub­li­ce­ra en artikel.

Fram­för dig och bakom dig går ock­så and­ra med lik­nan­de lådor med ordet arti­kel på utsi­dan. Ur ett heli­kop­ter­per­spek­tiv ser ni ut som en ström som flö­dar genom banan. Där­för kal­las var­je låda för flödesobjekt.

Utmed banan finns sta­tio­ner där akti­vi­te­ter utförs med arti­keln; pla­ne­ras, pro­du­ce­ras och grans­kas. För var­je akti­vi­tet kom­mer din arti­kel ett steg när­ma­re sitt fullbordande.

Vid den förs­ta sta­tio­nen fyl­ler du i ett for­mu­lär och klist­rar det på lådan. For­mu­lä­ret inne­hål­ler meta­da­ta om din arti­kel; arbets­ru­brik, beskriv­ning av arti­ke­lidén, datum när den ska pub­li­ce­ras och i vil­ket medium, vem som är ansva­rig för att den blir klar och när den ska vara klar.

En av sta­tio­ner­na – Pro­duk­tion – visa­de sig rym­ma en egen snits­lad bana – en del­pro­cess – i vil­ken artikel­de­lar pla­ne­ras, pro­du­ce­ras och grans­kas var för sig och paral­lellt, innan de läggs i din låda.

En artikel­del kan vara en text som en repor­ter skri­ver, någ­ra bil­der som en foto­graf tar eller en bildre­dak­tör väl­jer ut, kanske en eller par fak­taru­tor som en redak­tör skri­ver, och kanske till och med en video, en pre­sen­ta­tion eller något lik­nan­de som ett pro­duk­tions­bo­lag har gjort.

Fram­för var­je sta­tion kan det bil­das en kö. Där får du vän­ta på din tur.

Du minns? Bra.

Visualisering

Bil­den du just har målat upp för din inre syn är en visu­a­li­se­ring av en redak­tio­nell pro­cess. Den använ­der en lik­nel­se för att levan­de­gö­ra hur den redak­tio­nell pro­ces­sen fungerar.

Det sägs att 65% av alla män­ni­skor tän­ker i bil­der, eller åtminsto­ne med hjälp av bil­der. Om du hör till de 65% så hjäl­per san­no­likt den­na visu­a­li­se­ring av en redak­tio­nell pro­cess dig att för­stå hur den ser ut och fun­ge­rar. Och den kom­mer hjäl­pa dig läng­re fram, när vi reso­ne­rar vida­re kring den redak­tio­nel­la pro­ces­sen; till exem­pel hur man kan kor­ta köer­na, som inte är pro­duk­tiv tid.

Men den här bil­den är väl­dig svår att fäs­ta på pap­per. Det behövs mas­sor med ord. Och du och jag kom­mer inte ha exakt sam­ma bild, så där­för finns risk för miss­för­stånd med poten­ti­ellt all­var­lig följd.

Så där­för behö­ver vi kom­plet­te­ra den förs­ta visu­a­li­se­ring­en med fler. Och det gjor­de vi redan i för­ra arti­keln, när vi rita­de upp aktivitetsdiagrammet.

Aktivitetsdiagram som visualisering

Jag tog med den. (Nu ser jag fram­för mig hur jag böjer mig ned och ploc­kar upp ett pap­per ur min port­följ och läg­ger det på kafé­bor­det mel­lan oss.) Här…

Det här akti­vi­tets­di­a­gram­met är ock­så en visu­a­li­se­ring av den redak­tio­nel­la pro­ces­sen. Inte lika levan­de som den förs­ta. Men lät­ta­re att fäs­ta på pap­per, lag­ra och ta fram vid behov. Den ger ock­så mind­re utrym­me för egna tolkningar.

Men om man bara ser det här dia­gram­met, och inte är van att läsa och själv omsät­ta såda­na till levan­de bil­der, så blir det gans­ka sta­tiskt och intets­ä­gan­de. Unge­fär som en karta.

En kar­ta över ett områ­de du ald­rig har besökt kan hjäl­pa dig att för­stå ter­räng­en. Hur berg, sjö­ar och vägar för­hål­ler sig till varand­ra. Var det bor­de vara möj­ligt att ta sig fram och var det är svårt. Med kar­tan kan du dis­ku­te­ra färd­väg med dina kom­pi­sar, och ni kan till­sam­mans utfors­ka ter­räng­en och hit­ta en väg fram­åt. Om du där­e­mot har besökt plat­sen förr, så hjäl­per kar­tan dig att min­nas platsen.

Två slutsatser om visualisering

Jag före­stäl­ler mig att du vid det här laget nic­kar lite otå­ligt, där du sit­ter på and­ra sidan kafé­bor­det. Du är för artig för att säga det rent ut, men tyc­ker det bör­jar bli lite långran­digt. Du und­rar säkert om jag kom­mer att berät­ta något nytt och användbart.

Jodå, jag kom­mer all­de­les strax till det nya och använd­ba­ra. Låt mig bara bara först kny­ta ihop säcken.

Vi har nu sett två exem­pel på oli­ka sor­ters visu­a­li­se­ring av den redak­tio­nel­la pro­ces­sen. Båda har för­de­lar och nack­de­lar. Den ena var gra­fisk den and­ra mer men­tal. Av det­ta kan vi dra två vik­ti­ga slutsatser:

• Visu­a­li­se­ring är inte all­tid ett tju­sigt dia­gram på en skärm – även om det kan före­kom­ma. Visu­a­li­se­ring kan vara vad som helst som åskåd­lig­gör något abstrakt.
• Det finns inte en visu­a­li­se­ring som kan visa allt. Det behövs fle­ra visu­a­li­se­ring­ar för att fånga allt värt att veta om en sak.

Vi ska nu tit­ta på en tred­je form av visu­a­li­se­ring av en pro­cess. Den kan visas på en skärm. Men jag rekom­men­de­rar starkt att du bör­jar med att göra den på en white­board. Och den ger ett helt nytt per­spek­tiv på pro­ces­sen. De två vi har bekan­tat oss med visar pro­ces­sens lay­out – hur köer och akti­vi­te­ter häng­er ihop. Den vi ska tit­ta på nu visar var artik­lar befin­ner sig i processen.

Det är dags att pre­sen­te­ra (nu hör jag en trumvirvel)…

Upp­gift­stav­lan.

Ja, jag vet. Ing­et sex­igt namn. I näs­ta arti­kel ska vi ge den ett coolt japanskt namn. Men för till­fäl­let kal­lar vi den för upp­gift­s­tav­la efter det eng­els­ka nam­net task board.

Uppgiftstavlan

Pla­ce­ra en stor white­board väl syn­ligt för dig och dina kol­le­gor. Om det inte är möj­ligt – till exem­pel för att ni sit­ter på oli­ka kon­tor – så kan en white­board ”i mol­net” ock­så duga, till exem­pel Trel­lo.

Tänk dig att du föl­jer den snits­la­de banan från bör­jan till slut. Artik­lar­na stan­nar en stund i var­je kö och i var­je akti­vi­tet. Vis­sa köer och akti­vi­te­ter går såpass snabbt att det inte är menings­fullt att visu­a­li­se­ra vil­ka artik­lar som befin­ner sig i dem. I and­ra kan artik­lar fast­na i dagar eller till och med vec­kor; de är vik­ti­ga att visualisera.

För dem du väl­jer att visu­a­li­se­ra ritar du en kolumn på white­boar­den. Rita den förs­ta längst till väns­ter och fyll på höger ut i den ord­ning som de dyker upp. Överst i var­je kolumn skri­ver du nam­net på den kö eller akti­vi­tet som kolum­nen motsvarar.

Resul­ta­tet kan se ut så här:

Som du ser har jag lagt till Pub­li­ce­ra­de i slu­tet. Det är vare sig en kö eller en akti­vi­tet, men kan vara ett trev­ligt sätt att visu­a­li­se­ra att job­bet är klart. Vil­ket leder oss in på hur upp­gift­stav­lan ska användas.

Fyll på uppgiftstavlan första gången

Ta fram ett block med sto­ra postit-lap­par. För varen­da arti­kel som du och dina kol­le­gor job­bar med – allt från kon­kret arti­ke­lidé till fär­dig för pub­li­ce­ring – skri­ver du upp arti­kelns vik­ti­gast meta­da­ta på en postit-lapp.

Du kom­mer ihåg meta­da­ta? Arbets­ru­brik, arti­ke­lidé, medium, fär­dig datum, pub­li­ce­rings­da­tum, ansva­rig och annat som är vik­tigt för er att hål­la kol­la på.

Allt det­ta får inte plats på postit-lap­pen, så vi ska strax tit­ta på and­ra sätt att få med en del av meta­da­tan. Men till en bör­jan nöjer vi oss med arbets­ru­brik och fär­dig­da­tum. Så här kan en postit-lapp se ut:

När du har skri­vit en postit-lapp om en arti­kel så pla­ce­rar du ut den i den kolumn som mot­sva­rar den kö eller den akti­vi­tet där arti­keln befin­ner sig just nu.

Upp­re­pa för alla artik­lar som du och dina kol­le­gor job­bar med. Resul­ta­tet kan se ut unge­fär så här:

Löpande uppdateringar av uppgiftstavlan

Grat­tis! Du har nu en upp­gift­s­tav­la som ger en ögon­blicks­bild av var alla artik­lar befin­ner sig i den redak­tio­nel­la pro­ces­sen. Nu behö­ver du bara hål­la den aktu­ell. Då är det tre saker du behö­ver göra.

1. Så fort en arti­kel läm­nar en kö eller är klar med en akti­vi­tet så flyt­tar du mot­sva­ran­de postit-lapp till näs­ta kolumn på uppgiftstavlan.
2. Fyll på med nya arti­ke­lidéer längst till väns­ter. Det kan vara idéer som du och dina kol­le­gor kom­mer på i far­ten. Eller idéer som ni sys­te­ma­tiskt spå­nar fram till­sam­mans med intres­sen­ter i ett redak­tions­råd (mer om det i en kom­man­de artikel).
3. Ren­sa regel­bun­det bort äld­re artik­lar från kolum­nen längst till höger. Det bety­der inte att de ska tas bort från web­ben eller var de nu är pub­li­ce­ra­de. Bara att de inte läng­re behö­ver synas på upp­gift­stav­lan. Den­na kolumn är ju strängt taget inte del av pro­ces­sen, utan finns bara för nöjet att flyt­ta en postit-lapp för en fär­dig arti­kel någon­stans istäl­let för att ta bort den direkt.

Visualisering av olika medier

Du och dina kol­le­gor pro­du­ce­rar säkert artik­lar för fle­ra medi­er. Då behö­ver du ock­så visu­a­li­se­ra för vil­ket medium en arti­kel ska produceras.

Enklast är för­stås att bara skri­va det på postit-lap­pen. Så här till exempel:

Men om du vill få mer över­blick på vad du har på gång för oli­ka medi­er så kan du väl­ja att job­ba med oli­ka fär­ger för postit-lap­par. Resul­ta­tet kan se ut så här:

Ett alter­na­tiv är att dela upp tav­lan i lika många hori­son­tel­la delar som det finns medi­er. Så här kan det se ut:

Djävulen sitter i detaljerna

Jag tror du tyc­ker det mesta ver­kar rätt­fram och gans­ka enkelt. Och det är det. Men djä­vu­len sit­ter i detal­jer­na. Och det finns åtminsto­ne en detalj där hans fula try­ne kan dyka upp. Vad hän­der i skar­var­na mel­lan de oli­ka kolumnerna?

När över­går en arti­ke­lidé till att vara pla­ne­rad? Är det när all meta­da­ta är ifylld – arbets­ru­brik, beskriv­ning av arti­ke­lidén, datum när den ska pub­li­ce­ras och i vil­ket medium, vem som är ansva­rig för att den blir klar och när den ska vara klar? Och vad gör man i så fall med en arti­kel som mås­te pro­du­ce­ras nu, trots att alla upp­gif­ter inte är kän­da, till exem­pel slut­gil­tigt publiceringsdatum?

Eller, för att ta ett annat exem­pel, vad gör man med en arti­kel som inte blev god­känd efter pro­duk­tion? Vart flyt­tar vi dess postit-lapp?

Den här typen av frå­gor kom­mer infin­na sig som ett brev på pos­ten. Och du kan ge dig den på att oli­ka per­so­ner kom­mer att besva­ra frå­gor­na oli­ka. Och sam­ma per­son kom­mer att besva­ra dem oli­ka vid oli­ka till­fäl­len. Det kom­mer att bli snur­rigt – om du inte for­mu­le­rar defi­ni­tion of done.

Definition of done (DoD)

Defi­ni­tion of done (DoD) är pre­cis vad det låter, en avgräns­ning och bestäm­ning av bety­del­sen hos ordet ”fär­dig” när det används om en arti­kel som under­går en akti­vi­tet. Arti­keln är allt­så inte klar för­rän alla kri­te­ri­er som anges i DoD är uppfyllda.

DoD för akti­vi­te­ten spå­na kan lyda så här:

En arti­kel är fär­dig med akti­vi­te­ten Spå­na om och endast om det det finns doku­men­te­rat både ett arbets­namn och en beskriv­ning av idén. Beskriv­ning­en kan ute­läm­nas om idén klart fram­går av arbetsnamnet.

DoD för akti­vi­te­ten pla­ne­ra kan lyda så här:

En arti­kel är fär­dig med akti­vi­te­ten Pla­ne­ra om och endast om arti­keln är fär­dig med akti­vi­te­ten Spå­na och om det dess­utom finns doku­men­te­rat i vil­ket medium arti­keln ska pub­li­ce­ras, när den ska vara klar för att pub­li­ce­ras och vem som ansva­rar för att arti­keln är klar att pub­li­ce­ras. Om möj­ligt bör ock­så pub­li­ce­rings­da­tum anges, men det är inte tvunget.

Note­ra hur den­na DoD inklu­de­rar före­gå­en­de akti­vi­tet genom refe­rens och byg­ger vida­re med ytter­li­ga­re vill­kor. Note­ra ock­så att ett bestämt pub­li­ce­rings­da­tum inte är ett krav. Att det omnämns är för att för­tyd­li­ga att det inte ingår i DoD för den­na akti­vi­tet, vil­ket man annars kanske hade kun­nat tro.

Några invändningar

Men, säger du, de fles­ta kolum­ner på upp­gift­stav­lan mot­sva­rar inte akti­vi­te­ter utan köer. Det är sant. Men de kan inte ha ham­nat i kön utan att först kla­rat av DoD för akti­vi­te­ten som före­går kön. Eller hur?

Jag ser fram­för mig hur du nic­kar bekräf­tan­de. Men så kom­mer du på något mer.

Men, säger du, en arti­kel som inte blev god­känd vid gransk­ning­en är ju inte fär­dig. Eller?

Jo, fak­tiskt är den det. Den är fär­dig med gransk­ning­en. Om den blev god­känd eller inte i gransk­ning­en är en annan fråga.

En möj­lig DoD för gransk­ning kan lyda så här:

En arti­kel är fär­dig med akti­vi­te­ten Gransk­ning om och endast om den är fär­dig med akti­vi­te­ten Pro­du­ce­ra och dess­utom har bedömts god­känd eller inte god­känd av den som är ansva­rig för artikeln.

Visualisering av ansvarig

Apro­på ansva­rig. Hur vet vi vem som är det? Det fram­går ju inte av postit-lappen.

Du kan för­stås skri­va dit det på var­je postit-lapp. Det är ju ing­et som änd­rar sig, och går allt­så utmärkt att ta med. Det kan se ut så här.

Men jag vill före­slå en annan lösning.

Begränsa arbetsbördan med magneter

Vad är det störs­ta antal artik­lar du kan ansva­ra för utan att någon kom­mer i kläm? Två? Fem? Tio? Det beror för­stås på om du bara pro­jekt­le­der eller ock­så är invol­ve­rad i själ­vas­te pro­duk­tio­nen. Men låt oss, för exemp­lets skull, säga fem.

Skaf­fa nu lika många mag­ne­ter, det vill säga fem. De kan vara enk­la kyl­skåps­mag­ne­ter du köper i en hob­by­bu­tik och sen skri­ver ditt namn på. Eller lite mer påkos­ta­de visit­korts­mag­ne­ter eller namn­skyl­tar med mag­ne­tisk baksida.

Gör lika­dant för dina kol­le­gor som ock­så ansva­rar för pro­duk­tion av artik­lar. Ge dem lika många mag­ne­ter som de rim­li­gen kan han­te­ra artik­lar. Den som job­bar del­tid får fär­re än den som job­bar hel­tid. Den som skri­ver själv, får fär­re än den som bara pro­jekt­le­der. Och så vidare.

Var och en pla­ce­rar nu en av sina mag­ne­ter på var­je arti­kel hen ansva­rar för. Det kan se ut så här:

Så fort en arti­kel är pla­ne­rad får mot­sva­ra­de postit-lapp en mag­net, som tas bort först när postit-lap­pen ham­nar i kolum­nen för god­kän­da artiklar.

Vad är vit­sen med det­ta?, und­rar du. Jo, vi har nu infört en natur­lig för­del­ning av arbets­bör­dan. Ing­en kan ta på sig mer arbe­te än antal mag­ne­ter hen har. Om två av tre med­ar­be­ta­re redan har alla sina mag­ne­ter ute på upp­gift­stav­lan, så är det bara den tred­je som kan sig an en ny.

Den här typen av enk­la visu­a­li­se­ring­ar som ska­par självre­gle­ring är typiskt för lean, och något vi kom­mer se mer av redan i näs­ta avsnitt. Då ska vi pra­ta om kan­ban. Mis­sa inte det!