Så får du koll på arbetsflödet i din content marketing – del 1

Att punk­ta upp och visu­a­li­se­ra det redak­tio­nel­la arbets­flö­det är en bra idé. Det ska­par över­blick och under­lät­tar att tid­pla­ner hålls, att inga moment glöms bort och att saker och ting görs i rätt ordning.

Flö­det kan se ut på fle­ra oli­ka sätt, men inne­hål­ler ett antal giv­na moment. Se till att ha koll på dem, oav­sett om du är ny som ansva­rig inne­hålls­pro­du­cent eller en sli­pad veteran!

I det föl­jan­de tän­ker vi oss en lite stör­re pro­duk­tion – till exem­pel en tryckt tid­ning, löpan­de och pla­ne­rad pub­li­ce­ring på web­ben uti­från ett magas­in­stänk eller ett nyhets­brev med åtminsto­ne fyra-fem illu­stre­ra­de texter.

De moment vi tar upp är:

• Redak­tio­nell plattform
• Redak­tions­mö­te
• Åter­kopp­ling
• Tids­plan
• Vem gör vad?
• Bri­e­fer
• Bil­der
• Tex­ter
• Kor­rek­tur och godkännande
• Lay­out och original
• Kor­rek­tur och tryck
• Digi­tal publicering

Den redaktionella plattformen

En redak­tio­nell platt­form är i kort­het ett stra­te­giskt och prak­tiskt verk­tyg som säker­stäl­ler att var­je utgå­va av tid­ning­en, nyhets­bre­vet eller den löpan­de pub­li­ce­ring­en inne­hål­ler den typ av inne­håll som ni har kom­mit över­ens om.

Rätt använd för­enklar och påskyn­dar platt­for­men allt pla­ne­rings­ar­be­te och gör det lätt att tän­ka rätt när du fun­de­rar på vil­ka artik­lar, inter­vju­er och repor­tage som ska vara med i näs­ta nummer.

Använd platt­for­men som en del av dag­ord­ning­en och låt den vara utgångs­punkt när ni pla­ne­rar ert inne­håll på redaktionsmötet.

Redaktionsmötet är avstampet

Redak­tions­mö­tet ska vara kre­a­tivt men effek­tivt. Två meto­der för att öka chan­ser­na att så blir fal­let är att använ­da sig av den redak­tio­nel­la platt­for­men, samt att se till att inte vara för många på mötet.

En redak­tio­nell platt­form för­enklar arbe­tet med att hit­ta bra arti­kelupp­slag, rätt vinklar och rele­van­ta inter­vju­per­so­ner. Job­bar du på det sät­tet är en del av såväl idé- som pla­ne­rings­ar­be­tet gjort redan när redak­tions­mö­tet star­tar – och del­ta­gar­na slip­per kom­ma till mötet med ”blan­ka papper”.

Att ha en grundstom­me av upp­slag att utgå ifrån är gynn­samt för kre­a­ti­vi­te­ten när det gäl­ler att pla­ne­ra fram res­ten av inne­hål­let. Hur många ska vara med på mötet då? Det beror natur­ligt­vis på många oli­ka fak­to­rer. I sin enk­las­te form är det ett möte mel­lan två per­so­ner: en kom­mu­ni­ka­tions­an­sva­rig, det vill säga utgi­va­ren, och en som är ansva­rig för själ­va pro­duk­tio­nen, det vill säga redaktören.

Finns produkt‑, verk­sam­hets- eller affärs­om­rå­des­che­fer eller mot­sva­ran­de bör även de vara med. Men var inte för många. Är ni fler än sex till åtta per­so­ner kom­mer mötet dra ut på tiden och dis­kus­sio­ner­na ris­ke­rar att dra iväg åt fel håll och hand­la om annat än själ­va innehållet.

Varje lös tråd kan trassla till det

När mötet är slut ska så få lösa trå­dar som möj­ligt åter­stå. Helst inga alls. Det kan vara fres­tan­de att vif­ta undan frå­ge­tec­ken och oklar­he­ter och säga ”det kol­lar vi upp sena­re”, eller ”vi kan väl fun­de­ra på idéer under veckan”.

Det kan fun­ka, såklart, men rekom­men­da­tio­nen är att reda ut allt genast. Var­je detalj som blir häng­an­de i luf­ten utgör en poten­ti­ell risk för tras­sel senare.

Tänk på att inte nöja er med en idé för var­je arti­kel. Den kan spric­ka, till exem­pel för att till­tänk­ta inter­vju­per­so­ner inte vill stäl­la upp. För­sök att all­tid ha minst ett alter­na­tiv som kan täc­ka upp för upp­slag som spricker.

Med det­ta sagt: Vis­sa delar kan trots allt läm­nas opla­ne­ra­de till slut­fa­sen av pro­duk­tio­nen. Det kan exem­pel­vis gäl­la ett mind­re antal noti­ser och nyhe­ter, om er erfa­ren­het är att det all­tid dyker upp nya saker som behö­ver kommuniceras.

Återkoppla till ansvarig utgivare

Redak­tö­ren mås­te åter­kopp­la efter redak­tions­mö­tet till den som är ansva­rig utgi­va­re (här använ­der vi inte ter­men i juri­disk mening, även om per­so­nen natur­ligt­vis kan vara ansva­rig utgi­va­re även i juri­disk mening).

Redak­tö­ren sam­man­fat­tar mötet och punk­tar upp inne­hål­let med vinkel/​syfte och kon­takt­per­so­ner, arti­kel för arti­kel. Den här åter­kopp­ling­en är vik­tig oav­sett om du använ­der en byrå eller pro­du­ce­rar i huset, eftersom den tidigt undan­rö­jer even­tu­el­la miss­för­stånd och oklarheter.

Det är inte fel att i det här läget ock­så göra en grov sid­pla­ne­ring eller åtminsto­ne en dis­po­si­tion, såvi­da inte den redak­tio­nel­la platt­for­men redan styr upp och gör sid­pla­nen given. Och kanske vik­ti­gast av allt – åter­kopp­ling­en mås­te inne­hål­la en tidsplan.

Tidsplanen

Job­bet blir omöj­ligt utan en tyd­lig och rea­lis­tisk tids­plan. När du gör tids­pla­nen är det en bra idé att bör­ja från slu­tet, det vill säga med utgiv­nings­da­tu­met, den dagen ditt inne­håll pub­li­ce­ras onli­ne eller när din tryck­ta tid­ning når mottagarna.

Från det datu­met räk­nar du dig meto­diskt till­ba­ka längs de oli­ka håll­plat­ser­na längs produktionslinjen.Så små­ning­om kom­mer du till manus­stop­pet, det vill säga den dag då allt text­ma­te­ri­al och helst ock­så alla bil­der ska vara kla­ra och god­kän­da av alla berör­da instanser.

Kom ihåg att läg­ga in tid för utgi­va­ren att gå ige­nom allt mate­ri­al innan det läm­nas vida­re till lay­out eller digi­tal publicering.

Låt inter­vju­per­so­ner­na läsa tex­ter­na innan utgi­va­ren gör det. Det­ta är en för­tro­en­de­frå­ga mel­lan skribent/​redaktör och den inter­vju­a­de. Den­ne ska ha möj­lig­het att först kor­ri­ge­ra even­tu­el­la miss­för­stånd och inte ris­ke­ra att fram­stå som okun­nig inom sitt områ­de inför utgivaren.

Den mel­lan­lig­gan­de tiden, från det datum då du gör tids­pla­nen och fram till manus­stopp, är den tid du har på dig att pro­du­ce­ra allt inne­håll. Av någon anled­ning ver­kar den tiden ofta oro­väc­kan­de kort, sär­skilt med tan­ke på hur behag­ligt avläg­set utgiv­nings­da­tu­met ted­de sig när du bör­ja­de räk­na på tidsplanen.

En grund­läg­gan­de insikt för att lyc­kas att hål­la tids­pla­nen är att det inte är din kalen­der som styr pro­duk­tio­nen. Det är alla inter­vju­per­so­ners kalend­rar som styr. Var allt­så för­be­redd på en inten­siv sista vec­ka före manus­stopp. Men vän­ta inte för den skull med att bör­ja arbe­ta – sätt genast igång med att boka in dina inter­vju­er! I

näs­ta blog­gin­lägg går vi ige­nom de åter­stå­en­de momenten.