Gör mindre och prestera mer med kanban

Hej! Trev­ligt att du tit­tar för­bi. Ska vi fort­sät­ta vårt sam­tal om lean con­tent mar­ke­ting?

Jag tänk­te vi skul­le byta ut vårt van­li­ga kaf­fe och te mot dito från McDonald’s. Inte för kaf­fets skull. 🙂 Men jag tänk­te vi skul­le göra en lite fält­stu­die, för att för­stå effek­ten av att begrän­sa flö­det., och då är McDonald’s dri­ve-thru ett fan­tas­tiskt stu­di­e­ob­jekt. Du kom­mer se att vi kan säl­ja lika många ham­bur­ga­re till bil­bur­na kun­der, med snab­ba­re ser­vice, sam­ti­digt som per­so­na­len får det lug­na­re, bara genom att begrän­sa antal bilar som får köra in i dri­ve-thru-filen. Visst låter det magiskt. Men det fun­ge­rar. Och idag ska du få se varför.

Efteråt kan du gå hem, begrän­sa antal postit­lap­par på kan­ban-tav­lan och pro­du­ce­ra lika myc­ket inne­håll som idag, snab­ba­re och med mind­re slit. Låter inte det härligt?

Kom, så åker vi till McDonald’s.

McDonald’s drive-thru

Vi stäl­ler oss så att vi får bra över­blick på dri­ve-thru. Det är lunch, så många bilar står i kö, och fler kom­mer hela tiden. Först kom­mer de fram till en stol­pe med hög­ta­la­re och mik­ro­fon, där de bestäl­ler. Sen åker bilen fram till den förs­ta luc­kan, där de beta­lar. Och sist åker de fram till en den and­ra luc­kan, där de häm­tar maten.

Jag har gjort i ord­ning ett sorts for­mu­lär där vi kan fyl­la i när bilar kom­mer och åker. Så här ser det ut.

Var­je rad mot­sva­rar en akti­vi­tet eller kö längs dri­ve-thru: bestäl­la, kö (fram till förs­ta luc­kan), beta­la, kö (fram till and­ra luc­kan) och häm­ta. Var­je kolumn mot­sva­rar 10 sekun­der. Vi ger var­je bil en färg och bok­stav för att enkelt hål­la reda på dem.

Om inga bilar finns i dri­ve-thru när bil A dyker upp, använ­der 60 sekun­der för att bestäl­la, 90 sekun­der för att beta­la och 30 sekun­der för att häm­ta upp maten, så skri­ver vi in det så här i formuläret:

Om det under tiden som bil A bestäl­ler ock­så kom­mer en bil B, så kör den fram och bestäl­ler så fort som bil A har kört fram för att beta­la. Chauf­fö­ren i bil B är snabb. Han bestäl­ler på bara 30 sekun­der och kör sen fram. Men eftersom bil A fort­fa­ran­de hål­ler på att beta­la (gub­be i hatt) så får bil B stäl­la sig i kö tills det blir hans tur. Sam­ma sak upp­re­par sig när han ska köra fram och häm­ta maten. Så här ser det ut i formuläret:

Om det direkt efter bil B kom­mer en bil C som tar 40 sekun­der på sig för att bestäl­la, 30 sekun­der för att beta­la och 20 sekun­der för att häm­tat maten, så ser for­mu­lä­ret ut så här:

Nu när du för­står hur du ska fyl­la i och läsa for­mu­lä­ret så ska vi göra det på rik­tigt. Jag tar tiden och du fyl­ler i.

Kartlägg flödet

Oj, nu är det helt tomt i dri­ve-thru-filen. Men det kom­mer en där bor­ta. Är du beredd…?

Vi har nu doku­men­te­rat flö­det av bilar genom McDonald’s dri­ve-thru under tio minu­ter. Låt oss ana­ly­se­ra resul­ta­tet och se vil­ka slut­sat­ser vi kan dra.

De sex förs­ta beställ­ning­ar­na följ­de på varand­ra i rask takt, men sen glesnar de och bör­ja­de kom­ma i jämn takt.

Den förs­ta anstorm­ning­en ska­pa­de kö fram­för båda luckorna.

Bara fyr­tio sekun­der efter att den förs­ta bilen anlän­de till beställ­nings­stol­pen (00:40) upp­stod kö fram­för betal­nings­luc­kan. Den köbild­ning­en bestod ända fram till 05:20. Och under en peri­od (01:40–03:20) var det tid­vis två bilar i kön.

Köbild­ning spred sig till avhämt­nings­luc­kan (01:20) och blev bestå­en­de. Efter en tid (03:20) bör­ja­de det bli två bilar i kön, och efter ytter­li­ga­re lite tid (05:50) så var det mesta­dels tre bilar i kön.

Note­ra att effek­ten av den förs­ta anstorm­ning­en avtar och helt upp­hör efter en tid. Först upp­hör den vid beställ­nings­stol­pen (01:40). Sen vid betal­nings­luc­kan (05:50). Och sist vid avhämt­nings­luc­kan (06:10).

Efter att effek­ten upp­hör fly­ter allt på i en jämn takt. Så när vi nu ska mäta hur länge bilar befin­ner sig i McDonald’s dri­ve-thru-pro­cess, hur många bilar som är i pro­ces­sen sam­ti­digt och hur många bilar som pro­ces­sen han­te­rar per tids­en­het, så är det vik­tigt att vi gör det efter att pro­ces­sen har sta­bi­li­se­rat sig. Det vill säga efter 06:10.

Genomloppstid

Vi bör­jar med mäta hur länge bilar befin­ner sig i pro­ces­sen. Vi kal­lar den­na tid för genom­loppstid, och använ­der bok­sta­ven W för att beteck­na tiden.

För att bestäm­ma pro­ces­sens genom­loppstid W så vän­tar vi tills pro­ces­sen har sta­bi­li­se­rat sig och föl­jer sen en val­fri flö­des­en­het från det det att pro­ces­sen bör­jar till det att den slu­tar och mäter hur lång tid det tar.

Vi väl­jer att föl­ja bil M. Den anlän­der 06:10 till beställ­nings­stol­pen och kör bort från avhämt­nings­luc­kan 09:30.¹ Med and­ra ord var bilen i pro­ces­sen under 3 minu­ter och 20 sekun­der, vil­ket är det sam­ma som 3 × 60 + 20 = 200 sekun­der. Det sam­ma gäl­ler för alla bilar efter att pro­ces­sen har sta­bi­li­se­rat sig. Med and­ra ord är genom­lopps­ti­den W = 200.

Antal flödesenheter

Nu ska vi räk­na hur många bilar som är i pro­ces­sen sam­ti­digt. Vi kal­lar det för antal flöd­s­en­he­ter, och beteck­nar anta­let med bok­sta­ven L.

För att bestäm­ma antal flö­des­en­he­ter L så räk­nar vi antal flö­des­en­he­ter som befin­ner sig i pro­ces­sen vid ett val­fritt ögon­blick efter att pro­ces­sen har sta­bi­li­se­rat sig.

Vi väl­jer att räk­na antal bilar när tid­ta­garu­ret visar 08:00. Då finns inga bilar vid beställ­nings­stol­pen, inga i kön fram­för betal­nings­luc­kan, en vid själ­vas­te betal­nings­luc­kan, tre i kön fram­för avhämt­ning­luc­kan och en vid själ­va avhämt­ning­luc­kan. Det blir sam­man­lagt fem styc­ken. Och det är ock­så anta­let du hit­tar vid var­je tid­punkt efter att syste­met har sta­bi­li­se­rat sig. Med and­ra ord är L = 5.

Genomströmningshastighet

Till sist ska vi ta reda på hur många bilar som pro­ces­sen han­te­rar per tids­en­het. Vi kal­lar det för genom­ström­nings­has­tig­he­ten, och använ­der den gre­kis­ka bok­sta­ven λ (lamb­da) som beteckning.

För att bestäm­ma genom­ström­nings­has­tig­het λ så stäl­ler vi oss vid en val­fri akti­vi­tet och räk­nar antal flö­des­ob­jekt som pas­se­rar under en bestämd tid efter att pro­ces­sen har sta­bi­li­se­rat sig.

Vi väl­jer att stäl­la oss vid betal­nings­luc­kan. Efter att syste­met har sta­bi­li­se­rat sig anlän­der bilar­na med exakt 40 sekun­ders mel­lan­rum. Sam­ma sak ser vi vid beställ­nings­stol­pen och vid avhämt­nings­luc­kan. Allt­så är genom­ström­nings­has­tig­he­ten lika med en bil var fyr­tion­de sekund . Med and­ra ord är λ = ¹⁄₄₀ = 0,025 bilar per sekund.

Ledtid, cykeltid, ställtid och takttid

Inom lean släng­er man sig med en mas­sa uttryck. Någ­ra har fräc­ka japans­ka namn som till exem­pel muda, mura och muri, som vi pra­ta­de om för­ra gång­en, och and­ra har snus­för­nuf­ti­ga namn som genom­loppstid och genom­ström­nings­has­tig­het, som vi pre­cis har gått ige­nom. Innan vi går vida­re, ska jag snabbt pre­sen­te­ra fyra and­ra ter­mer som det kan vara bra att lite koll på.

En akti­vi­tets, del­pro­cess eller pro­cess led­tid är den tid som krävs för ett flö­des­ob­jekt att helt ensamt genom­gå akti­vi­te­ten, del­pro­ces­sen eller processen.

En akti­vi­tets, del­pro­cess eller pro­cess cykel­tid är tiden som för­fly­ter från det att ett flö­des­ob­jekt helt ensamt genom­går akti­vi­te­ten, del­pro­ces­sen eller pro­ces­sen till dess näs­ta kan genom­gå sam­ma akti­vi­tet, del­pro­cess eller process.

En akti­vi­tets, del­pro­cess eller pro­cess ställ­tid är skill­na­den mel­lan dess cykel­tid och ledtid.

En akti­vi­tets, del­pro­cess eller pro­cess takt­tid är den längs­ta genom­loppstid som akti­vi­te­ten, del­pro­ces­sen eller pro­ces­sen kan ha och upp­nå öns­kat antal fär­dig­ställ­da flö­des­ob­jekt per tids­en­het (öns­kad genomströmningshastighet).

Slöseri

Cykel­ti­den för de tre akti­vi­te­ter­na bestäl­la, beta­la och häm­ta, inklu­si­ve tiden för att rul­la fram till näs­ta luc­ka, är 20, 30 respek­ti­ve 40 sekun­der. Där­för är cykel­ti­den för hela pro­ces­sen 20 + 30 + 40 = 90 sekun­der. Snab­ba­re än så kan inte en bil ta sig ige­nom McDonald’s dri­ve-thru. Inte den vi just nu står och tit­tar på.

Men…, säger du und­ran­de och fort­sät­ter. Om cykel­ti­den är 90 sekun­der, och genom­lopps­ti­den är 200 sekun­der, så är ställ­ti­den 110 sekun­der. Vad hän­der då? Ing­et! Det är bara kötid. Där till­förs bilen ing­et vär­de. Det är allt­så slö­se­ri enligt lean. Det är en form av muda.

Men det är inte den enda for­men av slö­se­ri i pro­ces­sen. Om du tit­tar i for­mu­lä­ret igen, så ser du att tje­jen i betal­nings­luc­kan sit­ter overk­sam hal­va tiden, och kil­len i betal­nings­luc­kan en fjär­de­del av sin tid. Det är ock­så muda.

Tra­di­tio­nellt betrak­tas overk­sam per­so­nal som ett stör­re pro­blem än kun­der som får vän­ta. Så där­för skul­le nog många, om de befann sig i restau­rang­chefs skor, för­sö­ka få in fler bilar i pro­ces­sen, så att alla med­ar­be­ta­re få fullt upp. Då används ju ”resur­ser­na” mer effektivt.

Att göra tvärtom, och begrän­sa antal bilar i dri­ve-thru, låter för de fles­ta som en bisarr idé. Men det är fak­tiskt inte så tokigt som det låter. Låt oss göra någ­ra experiment.

Effekten av att begränsa

Du vän­tar här och fyl­ler i ett nytt for­mu­lär på sam­ma sätt som tidi­ga­re. Jag tar med mig fyra plast­bric­kor, går bort till McDonald’s in- och utfart, och delar ut en till var­je bil som kör in på dri­ve-thru och tar till­ba­ka den när de pas­se­rar ut. När bric­kor­na är slut så avvi­sar jag bilar, tills jag får till­ba­ka en som jag på nytt kan dela ut. Det är sam­ma kan­ban-lös­ning som den kej­ser­li­ga träd­går­den i Tokyo använ­der sig av. För­står du? Bra! Då kör vi.

Med hjälp av kan­ban har vi nu begrän­sat antal flö­des­en­he­ter. Vi har bara fyra plast­bric­kor och allt­så kan bara fyra bilar befin­na sig i pro­ces­sen. Med and­ra ord antal flö­des­en­he­ter L = 4.

Vad hade det för effekt på genom­lopps­ti­den? Den har sjun­kit till W = 160. Nu slip­per bilar­na 40 sekun­der i kö. 40 sekun­der av mind­re fru­stra­tion och avgaser.

Men vad har det haft för inver­kan på genom­ström­nings­has­tig­he­ten. Tit­ta! Den är sam­ma. λ = ¹⁄₄₀ = 0,025 bilar per sekund. Allt­så betjä­nar vi lika många kun­der som tidigare.

Och hur är det med per­so­na­lens arbetsin­sats? Den är oförändrad.

Wow! Kun­der­na spar kötid med mind­re fru­stra­tion och avga­ser som trev­lig bief­fekt, utan att per­so­na­len behö­ver job­ba mer och utan att tap­pa i för­sälj­ning. Inte illa!

Effekten av maximalt tre

Låt oss göra om det med bara tre platsbrickor.

Nu är antal flö­des­en­he­ter L = 3. Genom­lopps­ti­den W = 120. Och genom­ström­nings­has­tig­het λ = ¹⁄₄₀ = 0,025 bilar per sekund.

Ännu bätt­re! Nu har vi mins­kat köan­det och avgas­ut­släp­pen med en minut och tju­go sekun­der per bil, utan att job­ba mer, och fort­fa­ran­de säl­jer McDo­nalds’ lika många ham­bur­ga­re. Kan det bli bättre?

Effekten av maximalt två

Låt oss tes­ta med bara två bilar i dri­ve-thru.

Nu är antal flö­des­en­he­ter L = 2. Genom­lopps­ti­den W = 90. Och genom­ström­nings­has­tig­het λ = ²⁄₉₀ = 0,022 bilar per sekund.

Kol­la! Vi har pres­sat genom­lopps­ti­den ända ned till cykel­ti­den – den kor­tas­te möj­li­ga tiden. Nu finns inga köer kvar. Bätt­re än så kan det inte bli. Dess­utom har vi mins­kat tryc­ket på per­so­na­len. Men genom­ström­nings­has­tig­he­ten har sjun­kit. Men inte myc­ket. Bara från 0,025 till 0,022.

Vad kan vi dra för slut­sat­ser? Först och främst att McDonald’s bör infö­ra kan­ban. På det här stäl­let, med de cykel­ti­der som gäl­ler här, så bör man begrän­sa antal bilar i dri­ve-thru till två eller tre. Vil­ket av de två talen man väl­jer beror på vad man vär­de­sät­ter mest.

Väl­jer man att tillå­ta högst tre bilar, så för­lo­rar man kor­tast möj­li­ga kötid (och mil­jöpå­ver­kan) utan att tap­pa i försäljning.

Väl­jer man att tillå­ta högst två bilar så tap­par man lite i för­sälj­ning. Med tre bilar hin­ner de med 0,025 × 60 × 60 = 90 bilar per tim­me. Med två hin­ner de med 0,022 × 60 × 60 = 80 bilar. De säl­jer allt­så tio fär­re ham­bur­ga­re per tim­me med två istäl­let för tre bilar. Men å and­ra sidan tar de helt bort köer­na. Och det inne­bär 55 minu­ter mind­re tom­gångs­kör­ning per tim­me. En rejäl vinst både för kun­der­na och mil­jön, till en blyg­sam minsk­ning av omsätt­ning­en. Dess­utom behö­ver per­so­na­len inte job­ba  fullt lika intensivt.

Effekten av maximalt en

Ska vi för skoj skull tes­ta att bara släp­pa in en bil åt gången. 🙂

Nu är antal flö­des­en­he­ter L = 1. Genom­lopps­ti­den fort­fa­ran­de W = 90 (vi har ju nått den teo­re­tis­ka ned­re grän­sen). Och genom­ström­nings­has­tig­het λ = ¹⁄₉₀ = 0,011 bilar per sekund.

Du… Det står en mas­sa bil­fö­ra­re där­bor­ta. De jag avvi­sa­de från dri­ve-thru. De ser inte så gla­da ut. Och de är på väg hit med en snub­be i vit skjor­ta med ett stort M på brös­tet… Jag tror det är dags att sjappa.

Littles lag

Skönt att vara till­ba­ka på det tryg­ga och säk­ra kon­to­ret. Slå dig ned. Jag tänk­te visa en sista sak innan vi skiljs åt. Låt mig skri­va upp våra mätre­sul­tat här på whiteboarden.

Ser du sam­ban­det mel­lan L, λ och W? Jag ska ge dig en led­tråd. Mul­ti­pli­ce­ra var­je par av λ och W och jäm­för med L. Ser du? Helt rätt, L = λ × W. Det sam­ban­det kal­las Litt­les lag efter John Litt­le som 1961 bevi­sa­de att det­ta sam­band gäl­ler för alla pro­ces­ser där flö­des­ob­jekt anlän­der i jämn takt och betjä­nas utan avbrott efter att syste­met har sta­bi­li­se­rat sig.²

Idag hade vi en sago­lik tur att bilar­na kom hela tiden och med exakt 40 sekun­ders inter­vall. Det hän­der inte ofta. Det kan jag lova. 🙂 Men Litt­les lag gäl­ler även för medel­vär­det för L, λ och W, så den är använd­bar även när vi har vari­a­tio­ner i de tre storheterna.

Tillämpning av Little’s lag

Litt­les lag har två huvud­sak­li­ga poäng­er. Först och främst, om du kan mäta två av stor­he­ter­na, så kan du beräk­na den tredje.

Om du kan mäta genom­ström­nings­has­tig­het (λ) och genom­lopps­ti­den (W) så kan du beräk­na antal flö­des­en­he­ter (L) så här:

L = λ × W

Om du kan mäta genom­ström­nings­has­tig­het (λ) och antal flö­des­en­he­ter (L) så kan du beräk­na genom­lopps­ti­den (W) så här:

W = L /​ λ

Om du kan mäta antal flö­des­en­he­ter (L) och genom­lopps­ti­den (W) så kan du beräk­na genom­ström­nings­has­tig­het (λ) så här:

λ = L /​ W

Den and­ra poäng­en med Litt­les lag är att den hjäl­per dig att se vil­ka kon­se­kven­ser för­änd­ring­ar i de tre stor­he­ter­na ger. Tit­ta på den sista for­meln, för två exempel.

Om du vill pro­du­ce­ra lika många artik­lar som idag (oför­änd­rat λ) men vill få ut dem snab­ba­re (mins­ka W), så mås­te du mins­ka antal artik­lar som är under sam­ti­dig pro­duk­tion (L).

Om du vill pro­du­ce­ra fler artik­lar än idag (öka λ), så mås­te du påbör­ja fler artik­lar (öka L) eller skri­va for­ta­re (mins­ka W) eller båda.

Lärdom

Jaha… Då har vi tagit oss ige­nom något av det svå­ras­te vi kom­mer att pra­ta om i den­na serie om lean con­tent mar­ke­ting. Jag är impo­ne­rad över att du har hängt med ända hit. Oroa dig inte för detal­jer­na. Om du inte häng­de med på allt så gör det ing­et. De vik­ti­gas­te du ska ta med dig är bety­del­sen av att begrän­sa jobbet.

För­ra gång­en pra­ta­de vi om att bestäm­ma ett max­i­malt antal artik­lar som får vara i pro­duk­tion eller under gransk­ning, Nu vet du var­för. Du hit­tar den opti­ma­la siff­ran genom att simu­le­ra oli­ka sce­na­ri­on. Eller så bestäm­mer dig dig bara för en låg siff­ra, kör ett tag, änd­rar den upp eller ned lite grann, kör ett tag till, för att sedan jäm­fö­ra och väl­ja den bästa.

Pre­nu­me­re­ra på nyhets­bre­vet för att inte mis­sa näs­ta avsnitt i seri­en om lean con­tent mar­ke­ting.

Vi syns snart igen!

---

1. Kom ihåg att var­je kolumn är 10 sekun­der lång och att tids­an­gi­vel­sen är för bör­jan av des­sa tio sekun­der. Det är där­för M läm­nar 09:30 och inte 09:20.↩
2. Den som vill läsa och lära sig mer om Litt­les lag utan allt­för myc­ket kom­pli­ce­rad mate­ma­tik kan läsa John Litt­les egen veten­skap­li­ga essä med anled­ning av fem­tio­års jubi­le­um i Little’s Law as Viewed on Its 50th Anni­ver­sa­ry.↩