Detta är en redaktionell process

Änt­li­gen. Idag ska vi bör­ja grot­ta ned oss i de mer prak­tis­ka sidor­na av lean och agil con­tent mar­ke­ting. Det ska bli skoj.

Katt runt het gröt

Du minns kanske att jag lik­nan­de lean och agil vid de två stäng­er­na som vri­der sig runt varand­ra i en DNA-mole­kyl – åtskil­da men för all­tid ändå bund­na till varandra.

Det som skil­jer leant och agilt åt är syf­tet. Lean syf­tar till så effek­tiv pro­duk­tion som möj­ligt. Agil syf­tar till så smi­dig han­te­ring av för­änd­ra­de för­ut­sätt­ning­ar som möjligt.

Det som för­e­nar är ambi­tio­ner­na. Båda läg­ger stor vikt vid att möta mot­ta­gar­nas behov och öns­ke­mål, att redu­ce­ra slö­se­ri, att ska­pa jämn arbets­be­last­ning, att visu­a­li­se­ra arbe­tets gång, samt att hela tiden förbättra.

Om ambi­tio­ner­na inte ska stan­na vid just det – ambi­tio­ner – utan fak­tiskt infri­as bit för bit, så behö­ver vi för­stå och kun­na pra­ta om hur vi utför arbe­tet. Och för det behövs en liten verk­tygs­lå­da med någ­ra använd­ba­ra begrepp och modeller.

Du mär­ker säkert att jag går som en katt runt het gröt. För det jag vill kom­ma till är att vi behö­ver pra­ta om såda­na där teo­re­tis­ka saker som pro­ces­ser och flö­den och annat. Trots att jag har lovat att vi ska bli mer prak­tis­ka. Men det är ofrån­kom­ligt. Så låt oss sät­ta igång.

Vägen från idé till publicerad artikel

Tänk dig vägen från idé till pub­li­ce­rad arti­kel. Vad går arti­keln igenom?

Du och dina kol­le­gor bör­jar med att spå­na artik­lar. De ni väl­jer att job­ba vida­re med doku­men­te­ras med en talan­de arbets­ru­brik och en beskriv­ning. En sådan arti­kel är nu en arti­ke­lidé.

Ni bör­jar kanske inte job­ba med alla idéer sam­ti­digt. Någ­ra blir lig­gan­de. Medan ni väl­jer att pla­ne­ra and­ra. Då blir en idé till­de­lad en per­son, som får ansvar för att arti­keln vid ett visst datum är klar för pub­li­ce­ring. Ni bestäm­mer ock­så i vil­ken kanal arti­keln ska pub­li­ce­ras och när. Arti­keln är nu pla­ne­rad arti­kel, men ännu inte påbörjad.

En del artik­lar pla­ne­ras tre, sex eller till och med tolv måna­der före de ska pub­li­ce­ras. Det är ing­en idé att sät­ta igång med dem för tidigt. Medan det för and­ra artik­lar är dags att pro­du­ce­ra inne­hål­let. Artik­lar­na delas upp i artikel­de­lar. Det kan vara en text som ska skri­vas. En annan som ska över­sät­tas. En video som ska fil­mas. Någ­ra bil­der som ska köpas in. För var­je artikel­del skrivs en bri­ef som beskri­ver det för­vän­ta­de resul­ta­tet. Arbe­tet att pro­du­ce­ra artikel­de­lar­na för­de­las sen på inter­na och exter­na med­ar­be­ta­re. När alla artikel­de­lar är kla­ra kan de sät­tas ihop till en fär­dig arti­kel. Resul­ta­tet blir arti­kel klar för gransk­ning.

När det är dags att grans­ka en arti­kel så ska den som utsågs som ansva­rig för arti­keln avgö­ra om arti­keln är god­känd arti­kel eller ej god­känd arti­kel.

En arti­kel som inte är god­känd gör ett varv till genom pro­duk­tion och granskning.

För en arti­kel som är god­känd är näs­ta steg att pub­li­ce­ra den. Det görs för­stås på den bestäm­da tiden. När arti­keln väl går live är den pub­li­ce­rad arti­kel.

Process

Det jag just har beskri­vet är ett exem­pel på en affärs­pro­cess, eller pro­cess kort och gott.

Jag ska strax ge en lite mer for­mell defi­ni­tion av begrep­pet. Men för till­fäl­let räc­ker det att tän­ka på en pro­cess som en snits­lad bana som du föl­jer. Med dig har nu något som ska för­äd­las från råva­ra till fär­dig pro­dukt. Det kan till exem­pel vara en arti­ke­lidé som ska för­äd­las till en pub­li­ce­rad artikel.

Aktivitet

Utmed banan finns sta­tio­ner där en bestämd akti­vi­tet utförs på det du för med dig. Att pla­ne­ra en arti­ke­lidé är ett exem­pel på en aktivitet.

Tillstånd

Var­je akti­vi­tet till­för det du för med dig ett vär­de i form av för­äd­ling. Det du för med dig har ett till­stånd före och ett annat efter akti­vi­te­ten. Till exem­pel för­äd­lar akti­vi­te­ten pla­ne­ra till­stån­det från arti­ke­lidé till pla­ne­rad artikel.

Kö

På vis­sa sta­tio­ner är det du själv som utför akti­vi­te­ten. På and­ra är det någon annan. Oav­sett så mås­te du stå i kö och vän­ta på din tur. Jag bru­kar namn­ge köer efter till­stån­det på det som finns där. Om jag säger ”god­kän­da artik­lar” så menar jag en kö med artik­lar med till­stån­det god­känd artikel.

Ofta betjä­nas kön efter prin­ci­pen först in, först ut. Till exem­pel bör artik­lar kla­ra för gransk­ning betjä­nas i tur­ord­ning. Men ibland kan kön ock­så betjä­nas efter and­ra kri­te­ri­er. Till exem­pel ska kön med god­kän­da artik­lar pub­li­ce­ras när det är dags, och inte efter i vil­ken ord­ning de kom in.

Vägval

Om du längs den snits­la­de banan stö­ter på and­ra banor så har du ett väg­val.

Alla banor är enkel­rik­ta­de, så du får inte gå mot strömmen.

Om du kan föl­ja fler än en bana, så finns intill var och en av dem ett vill­kor ansla­get. Du ska väl­ja den bana vars vill­kor du uppfyller.

Efter akti­vi­te­ten grans­ka kom­mer du till ett väg­val. Var arti­keln god­känd? Ställ dig i så fall i kön för god­kän­da artik­lar. Annars får du gå före kön med pla­ne­ra­de artik­lar och göra om akti­vi­te­ten producera.

Flödesobjekt

Ser du den snits­la­de banan fram­för dig? Tänk dig nu att du kli­ver in i en heli­kop­ter som lyf­ter och sen hov­rar en bra bit ovan­för banan. Där nere ser du män­ni­skor springa längs banor, någ­ra står i kö och and­ra blir betjä­na­de. Här och var delar banor­na upp sig och går ihop. Det ser ut som ett blodom­lopp. Män­ni­skor­na är blo­det som flö­dar genom ådror­na. Och med sig har de det som ska förädlas.

Det är så en pro­cess fun­ge­rar. En pro­cess är ett flö­de av objekt som för­äd­las i en serie akti­vi­te­ter. Objek­tet har ett till­stånd före och ett annat efter var­je akti­vi­tet. Här och var finns köer och vägval.

Objek­ten som flö­dar genom pro­ces­sen kal­las flö­des­ob­jekt. Arti­ke­lidén som blir en pub­li­ce­rad arti­kel är ett exem­pel på ett flödesobjekt.

Processmodell

Som du mär­ker blir det lite krång­ligt att för­kla­ra pro­ces­sen i ord. Och som bekant säger en bild mer än tusen ord. Så där­för finns stan­dar­di­se­ra­de sätt att rita affärs­pro­ces­ser. De van­li­gas­te är den krång­li­ga och klum­pi­ga Busi­ness Pro­cess Model and Nota­tion och den enk­la och ele­gan­ta Acti­vi­ty dia­gram. Jag tror du för­står vil­ken jag föredrar. 🙂

Så här kan man rita vägen från idé till pub­li­ce­rad artikel:

Förstå aktivitetsdiagram

Pro­cess­mo­del­len ovan är ritat som ett akti­vi­tets­di­a­gram. (Du gis­sa­de rätt!) Sym­bo­ler­na är gans­ka självförklarande.

Du bör­jar i den fyll­da punk­ten utan ring och föl­jer pilar­na tills du kom­mer till den fyll­da punk­ten med ring.

Rom­ber­na illu­stre­rar väg­val. Gå inte emot en pil. Och välj den väg vars vill­kor du uppfyller.

Lådor med run­da hörn är akti­vi­te­ter. Inu­ti lådan står akti­vi­te­tens namn.

Lådor med raka hörn illu­stre­rar flö­des­ob­jekt på väg från en akti­vi­tet till en annan. Poäng­en med att rita ut dem är att illu­stre­ra att det finns en kö av dem. Det är där­för jag skri­ver nam­net på kön inu­ti dem.

To be contiued…

Delprocesser

Vis­sa av akti­vi­te­ter­na, fram­för allt pro­du­ce­ra, omfat­tar såpass myc­ket arbe­te att det både är möj­ligt och lämp­ligt att bry­ta ned dem i mind­re akti­vi­te­ter. De kan allt­så beskri­vas som en egen pro­cess, som ingår i den stör­re. En pro­cess i en stör­re pro­cess kal­las för del­pro­cess.

I figu­ren ovan visar den lil­la ”gaf­feln” i rutan för pro­du­ce­ra att det är en del­pro­cess. Den kan i sin tur beskri­vas så här:

Förstå aktivitetsdiagram (fortsättning)

I pro­cess­mo­del­len ovan dök det upp någ­ra nyhe­ter. Jag ska förklara.

Först har vi den hel­drag­na ramen runt pro­ces­sen. Den visar att den model­le­ra­de pro­ces­sen är en akti­vi­tet i sig själv. Med and­ra ord att pro­ces­sen är en delprocess.

De två flö­des­ob­jek­ten som skär den hel­drag­na ramen runt pro­ces­sen visar vad det är för något vi för­vän­tar oss kom­ma in i pro­ces­sen och vad vi leve­re­rar ut från pro­ces­sen. Den aktu­el­la del­pro­ces­sen accep­te­rar pla­ne­ra­de eller ej god­kän­da artik­lar, och leve­re­rar artik­lar kla­ra för granskning.

Den strec­ka­de ramen med «Paral­lellt» i vänst­ra hör­net är en spe­ci­ell rac­ka­re. Istäl­let för ett flö­des­ob­jekt tar den en hel hög med flö­des­ob­jekt, utför paral­lellt på var och en av dem det som finns innan­för ramen, och leve­re­rar resul­ta­tet som en ny lis­ta. I det aktu­el­la fal­let accep­te­ras en lis­ta med artikel­dels­bri­e­far och resul­ta­tet blir artikeldelar.

En formellare definition av affärsprocess med mera

Innan vi fort­sät­ter ska jag pas­sa på att ge en något mer for­mell defi­ni­tion av någ­ra av begrep­pen vi har använt oss av. Om du tyc­ker det är onö­digt eller obe­grip­ligt så är ing­en ska­da skedd om du hop­par fram till näs­ta avsnitt. 🙂

Ett flö­des­ob­jekt är mate­ri­al, infor­ma­tion eller män­ni­skor som till­förs vär­de genom en följd av utfört arbete.

En akti­vi­tet är en enhet arbe­te som utförs på ett flö­des­ob­jekt med mät­bart resultat.

En affärs­pro­cess är sam­man­län­kan­de akti­vi­te­ter som för­äd­lar flö­des­ob­jekt av sam­ma sort med ett för­ut­säg­bart affärsresultat.

En del­pro­cess är en affärs­pro­cess som ingår som en akti­vi­tet i en annan process.

En kö är en sam­ling flö­des­ob­jekt som under­går en affärs­pro­cess men för till­fäl­let inte under­går någon aktivitet.

Redaktionell process

Kors i taket. Vi har med gemen­sam­ma ansträng­ning­ar lyc­kats få en klar bild av vad en pro­cess är för något, och vad vi menar med uttryck som flö­des­ob­jekt, akti­vi­tet och kö. Inte illa.

Vi har dess­utom i de två figu­rer­na ovan lyc­kats rita upp en modell av en gans­ka all­mängil­tig pro­cess för att gå från idé till pub­li­ce­rad arti­kel. En sådan pro­cess kal­lar vi redak­tio­nell pro­cess.

Artiklar

Det som flö­dar genom en redak­tio­nell pro­cess är artik­lar. Vi har hit­tills pra­tat om artik­lar som om det är givet vad som menas. Men det är långt ifrån självklart.

Ordet arti­kel har många oli­ka bety­del­ser. Mel­lan­led i krop­pen, ord­klass i gram­ma­ti­ken, varor i han­deln och så för­stås upp­sats i tid­ning eller tid­skrift. Gemen­samt för des­sa vitt skil­da använd­nings­om­rå­den är den under­lig­gan­de bety­del­sen: en del i något stör­re. En tid­nings­ar­ti­kel är till exem­pel en del av en tid­ning. Det är i den­na bety­del­se arti­kel ska för­stås när vi pra­tar en redak­tio­nell process.

Den redak­tio­nel­la pro­ces­sen slu­tar med att vi pub­li­ce­rar något i ett medium. Det vi pub­li­ce­rar blir en del av inne­hål­let i det­ta medium. Där­för kal­lar vi det flö­des­ob­jekt som pub­li­ce­ras för arti­kel.

En arti­kel kan allt­så vara ett inlägg på en blogg, ett avsnitt i en podd, en film i en YouTu­be-kanal och så vidare.

Artikeldelar

Eftersom vi defi­ni­e­rar en arti­kel som ett flö­des­ob­jekt i en redak­tio­nell pro­cess, så bör­jar arti­keln sitt liv som en tom behål­la­re med bara en talan­de arbets­ru­brik och en kort beskrivning.

Allt­ef­tersom arti­keln fram­skri­der i pro­ces­sen fylls den med inne­håll som arran­ge­ras till en kom­plett artikel.

Inne­hål­let som arti­keln fylls med kan vara en text som en repor­ter skri­ver, någ­ra bil­der som en foto­graf tar eller en bildre­dak­tör väl­jer ut, kanske en eller par fak­taru­tor som en redak­tör skri­ver, och kanske till och med en video, en pre­sen­ta­tion eller något lik­nan­de som ett pro­duk­tions­bo­lag har gjort.

Utmär­kan­de för det­ta inne­håll är att de kan bestäl­las, pro­du­ce­ras och han­te­ras var för sig, men är tänk­ta att sam­man­fo­gas till en hel­het innan pub­li­ce­ring. Vi kal­lar sådant inne­håll för artikel­del.

En arti­kel består allt­så av artikeldelar.

Artikel som en låda

Jag före­slår att du tän­ker på en arti­kel som en låda med en stor eti­kett på utsi­dan. Och att du tän­ker på den redak­tio­nel­la pro­ces­sen som den snits­la­de bana vi redan har bekan­tat oss med. Målet är att föra lådan längs hela banan. I bör­jan är den tom. Mot slu­tet är den fylld med inne­håll och redo att skep­pas iväg till medi­et där inne­hål­let ska publiceras.

Lådans resa bör­jar med att vi spå­nar fram en idé om vad lådan ska fyl­las med. Vi skri­ver en talan­de arbets­ru­brik och en beskriv­ning av idén på lådans etikett.

Sen blir den lig­gan­de tills vi vet var och när den ska pub­li­ce­ras, och när den i så fall behö­ver vara klar. (För web­ben kan de två tid­punk­ter­na vara sam­ma, men för print behö­ver vi så klart vara kla­ra i god tid före.) Vi utser ock­så vem som ska föra lådan genom hela pro­ces­sen. Det blir du. 🙂 Vi skri­ver upp medi­et, de två tid­punk­ter­na och ditt namn på etiketten.

Nu inne­hål­ler eti­ket­ten all infor­ma­tion vi behö­ver veta för att pla­ne­ra och han­te­ra arti­keln utan att öpp­na lådan var­je gång. Smart va!?

När det är dags att pro­du­ce­ra arti­keln så bör­jar du med att tän­ka ige­nom vil­ka artikel­de­lar du vill ha i lådan. Du skri­ver sen en bri­ef för var och en av artikel­de­lar­na, och skic­kar bri­e­far­na till de som ska pro­du­ce­ra artikel­de­lar­na. Infor­ma­tio­nen för bri­e­far­na hit­tar du på etiketten.

När du får en fär­dig artikel­del så grans­kar du den och stop­par till slut ned den i lådan. När alla är på plats kan du foga ihop artikel­de­lar­na till en hel­het. Blir det inte bra får du gå till­ba­ka och göra om. När du är nöjd är det bara att läg­ga lådan i högen för artik­lar att publicera.

Var­je dag kol­lar du genom högen med lådor som ska pub­li­ce­ras. Finns det en arti­kel med dagens datum så är det bara att ta fram den, öpp­na lådan och skic­ka inne­hål­let till kana­len som står på etiketten.

Metadata

En sista sak innan vi pac­kar ihop för idag. Den infor­ma­tion du skri­ver på den tänk­ta eti­ket­ten kal­las meta­da­ta. Exakt vad för meta­da­ta som behövs vari­e­rar för­stås från före­tag till före­tag. Men föl­jan­de är i vart fall ett minimum:

• Arbets­ru­brik: En rubrik som används för att kän­na igen arti­keln under arbe­tets gång. Det behö­ver inte vara den rubrik som arti­keln sena­re pub­li­ce­ras under.
• Arti­ke­lidé: En beskriv­ning av vad arti­keln ska hand­la om.
• Medium: I vil­ket medium arti­keln kom­mer att publiceras.
• Fär­dig datum: Datum för när arti­keln senast ska vara klar.
• Pub­li­ce­rings­da­tum: Datum för när arti­keln ska publiceras.
• Ansva­rig: Nam­net på den redak­tör som är ansva­rig för att arti­keln blir pro­du­ce­rad och publicerad.

Om du dess­utom har kart­lagt köpa­rens inne­hålls­re­sa så vill du säkert ock­så ha med föl­jan­de uppgifter

• Mål­grupp: För vil­ken pri­o­ri­te­rad mål­grupp i inne­hålls­stra­te­gin ska arti­keln produceras?
• Steg: För vil­ket steg längs köpa­rens inne­hålls­re­sa ska arti­keln produceras?

Nästa artikel

Det var allt för idag. I näs­ta arti­kel i den­na serie om lean och agil con­tent mar­ke­ting ska vi tit­ta när­ma­re på hur du kan visu­a­li­se­ra var i pro­ces­sen oli­ka artik­lar befin­ner sig.