Användning av bild på anställda i marknadsföring

Många före­tag använ­der bil­der på anställ­da i mark­nads­fö­ring och vid rekry­te­ring. Inte minst på webb­plat­sen och i soci­a­la medi­er. Och eftersom bil­der på anställ­da kan iden­ti­fi­e­ra en per­son utgör de som regel per­son­upp­gif­ter – vil­ket gör data­skydds­för­ord­ning­en, GDPR, tillämplig.

Inte säl­lan base­ras den anställ­des med­ver­kan på ett sam­tyc­ke. Men vad hän­der om hen änd­rar sig och drar till­ba­ka det­ta? Det krävs inte myc­ket fan­ta­si för att inse att ett sam­tyc­ke i såda­na fall vilar på en bräck­lig grund och kan få sto­ra eko­no­mis­ka och prak­tis­ka kon­se­kven­ser för företaget.

Personuppgiftsbehandlingen ska vila på rättslig grund

Data­skydds­för­ord­ning­en före­skri­ver att per­son­upp­gifts­be­hand­ling ska vila på någon av sex rätts­li­ga grun­der. Det är främst tre av des­sa som gör sig rele­van­ta vid behand­ling av bil­der på anställ­da, nämligen

• Rätts­lig grund base­rat på samtycke
• Intres­se­av­väg­ning
• Avtal med den anställde

De tre grun­der­na pre­sen­te­ras när­ma­re nedan.

Undvik behandling av bilder på anställda baserat på samtycke

Sam­tyc­ke inne­bär att den regi­stre­ra­de har läm­nat sin tillå­tel­se till att den­nes per­son­upp­gif­ter behand­las för ett eller fle­ra spe­ci­fi­ka ända­mål av före­ta­get, vil­ket betrak­tas som per­son­upp­gifts­an­sva­rig. Vida­re ska ett sam­tyc­ke upp­fyl­la vis­sa for­mel­la krav som exem­pel­vis infor­ma­tion om per­son­upp­gifts­be­hand­ling­en, vara en aktiv och fri­vil­lig hand­ling utan krav eller risk för repres­sa­li­er och doku­men­te­ras väl.

Av ett fler­tal orsa­ker är sam­tyc­ke nor­malt en olämp­lig grund att base­ra den anställ­des med­ver­kan på. Det är främst kopp­lat till fri­vil­lig­he­ten då ett läm­nat sam­tyc­ke kan åter­kal­las av den enskil­de om den­ne ång­rar sig. Där­ut­ö­ver pekar data­skydds­för­ord­ning­en sär­skilt ut vik­ten av att jäm­li­ka makt­för­hål­lan­den ska före­lig­ga vid läm­nan­det av ett sam­tyc­ke och i det här avse­en­det pekas anställ­da sär­skilt ut som en sår­bar grupp genom den mak­to­ba­lans som före­lig­ger mel­lan arbets­ta­ga­re och arbetsgivare.

Det gör att gra­den av fri­vil­lig­het kan ifrå­ga­sät­tas i en sådan situ­a­tion och kan bli svår för en arbets­gi­va­re att bevi­sa vid en tvist.

Rätten att bli glömd

Om en anställd drar till­ba­ka sitt sam­tyc­ke inne­bär det­ta vida­re att bild­se­kven­ser där den anställ­de före­kom­mer even­tu­ellt mås­te rade­ras. Det kal­las ibland för ”rät­ten till att bli glömd”. Den­na rätt är emel­ler­tid inte abso­lut utan ett visst utrym­me för argu­men­ta­tion mot rade­ring tor­de fin­nas. I data­skydds­för­ord­ning­en före­skrivs att per­son­upp­gif­ter­na ska rade­ras om det inte finns någon annan rätts­lig grund för behand­ling­en. En sådan skul­le kun­na vara en intres­se­av­väg­ning för­ut­satt att infor­ma­tions­skyl­dig­he­ten gente­mot den anställ­de är upp­fylld. Vi åter­kom­mer till intres­se­av­väg­ning inom kort.

Ska bil­der­na rade­ras är en fort­satt använd­ning av bil­der­na som utgångs­punkt olag­lig. Där­e­mot är behand­ling­en av bil­der­na innan sam­tyc­ket drogs till­ba­ka lag­lig. Vid själ­va rade­ring­en före­skri­ver data­skydds­för­ord­ning­en även att arbets­gi­va­ren är skyl­dig att uti­från till­gäng­lig tek­nik och kost­nad vid­ta rim­li­ga åtgär­der för att även under­rät­ta and­ra per­son­upp­gifts­an­sva­ri­ga som even­tu­ellt behand­lar bil­der­na på den anställ­de. Det kan såle­des vara ett omfat­tan­de arbe­te som vän­tar arbetsgivaren.

Rekom­men­da­tio­nen blir att de före­tag som avser använ­da sig av bil­der på anställ­da i mark­nads­fö­rings­ma­te­ri­al base­rat på sam­tyc­ke dels inhäm­tar sam­tyc­ket på ett kor­rekt sätt och dels utfor­mar mate­ri­a­let så att de sekven­ser där bil­der­na före­kom­mer enkelt kan avlägsnas.

Intresseavvägning som rättslig grund

Näs­ta rätts­li­ga grund som kan åbe­ro­pas som rätts­lig grund för bild­be­hand­ling­en är intres­se­av­väg­ning. En intres­se­av­väg­ning inne­bär att ett sam­tyc­ke inte behö­ver inhäm­tas. För att få behand­la bil­der efter en intres­se­av­väg­ning krävs det att per­son­upp­gifts­be­hand­ling­en är nöd­vän­dig för ett ända­mål som rör ett berät­ti­gat intres­se, och att den regi­stre­ra­des intres­se av skydd för sina per­son­upp­gif­ter inte väger tyngre.

Data­in­spek­tio­nen för­kla­rar att vis­sa före­tag kan ha tungt vägan­de skäl för att expo­ne­ra bil­der på anställ­da som exem­pel­vis har kund­kon­tak­ter vil­ket i en intres­se­av­väg­ning ger stöd för pub­li­ce­ring­en. Vil­ken parts intres­se som väger tyngst får bedö­mas i var­je enskilt fall.

Det är även vik­tigt att påpe­ka att en intres­se­av­väg­ning inte kan ersät­ta ett sam­tyc­ke i efter­hand, enligt Data­in­spek­tio­nen. Myn­dig­he­ten för­kla­rar att kan stöd för per­son­upp­gifts­be­hand­ling­en base­ras på någon av de and­ra fem rätts­li­ga grun­der­na så bör någon av des­sa åbe­ro­pas. Vad beträf­far intres­se­av­väg­ning finns såle­des ing­et sam­tyc­ke för den enskil­de att åter­kal­la utan istäl­let har den anställ­de en rätt att göra invänd­ning­ar mot en behand­ling som grun­dar sig på en intresseavvägning.

Står sig den anställ­des invänd­ning mås­te före­ta­get, likt i fal­let med sam­tyc­ke, vid­ta rim­li­ga åtgär­der för att rade­ra eller kor­ri­ge­ra de delar av mate­ri­a­let där den enskil­de förekommer.

Användning av uppdragsavtal som rättslig grund

Ett mer pålit­ligt sätt att säker­stäl­la en fram­ti­da använd­ning av bild­ma­te­ri­a­let är att ingå ett avtal med den anställ­de om på vil­ket sätt och hur länge bil­der­na får använ­das. Avta­let kan benäm­nas som ett upp­drags­av­tal och utgör som sådan den rätts­li­ga grun­den för personuppgiftsbehandlingen.

Att teck­na ett upp­drags­av­tal har fle­ra för­de­lar genom att man und­vi­ker pro­ble­ma­ti­ken med sam­tyc­ke samt intres­se­av­väg­ning. Ett väl skri­vet upp­drags­av­tal ger även en möj­lig­het att regle­ra de upp­hovs­rätts­li­ga aspek­ter­na av bildmaterialet.

Uti­från vårt reso­ne­mang är avtals­vä­gen att rekom­men­de­ra när det gäl­ler behand­ling av bil­der på anställda.

Anlita kunniga på dataskyddsförordningen

Avslut­nings­vis kan sägas att det än så länge sak­nas prax­is på områ­det eftersom data­skydds­för­ord­ning­en är en så pass ny lag­stift­ning. Det som den här arti­keln har foku­se­rat på är de rätts­li­ga grun­der­na för bild­be­hand­ling­en men även and­ra aspek­ter är vik­ti­ga att beak­ta. Exem­pel på det­ta är hur arbe­tet med behand­ling­en av bil­der på anställ­da inar­be­tas i före­ta­gets data­skydds­po­li­cy eller hur behand­ling­en sva­rar mot data­skydds­för­ord­ning­ens grund­läg­gan­de principer.

Vår inrå­dan är att all­tid ta stöd av per­so­ner som är väl insat­ta i data­skydds- för­ord­ning­en i utform­ning­en av vil­ket för­fa­ran­de som är lämp­li­gast för den spe­ci­fi­ka verk­sam­he­ten för att und­vi­ka över­trä­del­ser och påföljdsansvar.