14 lärdomar och insikter efter höstens frukostseminarium

Nu är hös­tens fru­kost­mö­ten genom­för­da. Det har varit kul. Det har varit ner­vöst. Och det har varit en hel del prak­tiskt pys­sel. Upp­slut­ning har varit långt över för­vän­tan med full­sat­ta semi­na­ri­er och där­till vän­te­lis­ta. Något mås­te vi där­för gjort bra. Och annat kan vi själv­klart göra bätt­re. Mina insik­ter och lär­do­mar som pro­jekt­le­da­re för eve­ne­mang­en delar jag med mig av i den­na arti­kel. Läs gärna!

En utmaning

När vi under maj månad star­ta­de den­na blogg kän­de i prin­cip ing­en till oss och vi fun­de­ra­de myc­ket över hur vill skul­le kun­na spri­da vårt namn och bud­skap. Och det­ta med en väl­digt begrän­sad kas­sa, bestå­en­de av egna bespa­ring­ar och ett inno­va­tions­lån från Almi. Det gäll­de där­för att sat­sa på rätt saker för att synas. Vi beslu­ta­de oss för att blog­ga regel­bun­det, arbe­ta aktivt i soci­a­la medi­er och läg­ga myc­ket krut på att arran­ge­ra fru­kost­mö­ten. Var­för vi val­de den­na mötes­form berät­tar jag strax men först lite fak­ta om event som företeelse.

Eventet på frammarsch

Under min tid som pro­jekt­le­da­re för Guld­äg­get i slu­tet av 90-talet möt­tes jag rätt ofta av för­do­men att ett event var att lik­stäl­la med ett skoj­friskt jip­po. Och som en natur­lig följd av den­na för­dom ifrå­ga­sat­tes affärsnyt­tan med att bedri­va event mar­ke­ting.

Så låter det inte läng­re. Idag ökar före­ta­gen sta­digt sina inve­ste­ring­ar inom områ­det som sak­ta men säkert tar för sig av reklamka­kan. Inte alls kons­tigt tyc­ker jag. Genom ett event når du ju så många fler jäm­fört med exem­pel­vis tra­di­tio­nell upp­sö­kan­de för­sälj­ning eller tele­fon­för­sälj­ning där erfa­ren­he­ten säger att du behö­ver ringa 100 sam­tal för att boka in tio möten som i bäs­ta fall leder fram till en enda affär.

Därför frukostmöten

Vårt syf­te med hös­tens fru­kost­träf­far har varit att bju­da del­ta­gar­na på inspi­re­ran­de kun­skap. Natur­ligt­vis har vi ock­så velat kom­mu­ni­ce­ra vårt varu­mär­ke och ska­pa kon­tak­ter på oli­ka sätt. Det skall vi inte stic­ka under stol med. Att vi val­de just fru­kost­for­men beror på att vi tror på kon­cep­tet. För det förs­ta är det som regel lite lagom långt (ing­en stör­re tids­tjuv). För det and­ra behö­ver inte del­ta­ga­ren hac­ka upp sin arbets­dag i någon stör­re utsträck­ning (möj­ligt­vis blir ankoms­ten till job­bet något sena­re än van­lig). Och för det tred­je kan besö­ka­ren för­e­na nyt­tan att äta fru­kost (för de mås­te ändå göras) med nöjet att inspi­re­ras, ming­la och ska­pa kontakter.

Frukostmöten med innehåll

I pla­ne­rings­ar­be­tet foku­se­ra­de vi på att sät­ta sam­man ett intres­sent, rele­vant och aktu­ellt inne­håll. Ett inne­håll som vi antog att vår mål­grupp skul­le gil­la. Vi sat­te 50 besö­ka­re per fru­kost­till­fäl­le som mål och då trod­de vi att vi tagit i! Siff­ran över­träf­fa­des rejält då samt­li­ga fyra till­fäl­len snart blev full­sat­ta. Med vän­te­lis­ta som följd. Totalt infann sig 270 gäs­ter. Vid det sista till­fäl­let dry­ga hundra.

Utö­ver att spri­da bud­ska­pet om fru­kostar­na i våra digi­ta­la kana­ler (Face­book, Twit­ter, Lin­ke­din och Goog­le+) val­de vi att annon­se­ra i Mark­nads­che­fer­nas tid­ning och tryc­ka upp ett flyg­blad. I utvär­de­ring­ar­na vi gjort fram­går att de all­ra fles­ta hit­tat till oss genom tips (word of mouth) eller via våra digi­ta­la kanaler.

Värdefulla råd till dig som vill arrangera ett event

Helt per­son­li­ga och base­ra­de på hös­tens lär­do­mar, både vad gäl­ler fram­gångs­fak­to­rer och fall­gro­par. Råden är all­män­na och pas­sar in på det fles­ta arrange­mang. Lis­tan är inte på något sätt  hel­täc­kan­de utan det finns med störs­ta säker­het ytter­li­ga­re ett antal vik­ti­ga saker som bor­de stå med. Men jag tyc­ker ändå att den kan fun­ge­ra som en check­lis­ta. Och nu till råden:

1. Förstå syftet

Var­för anord­na even­tet? Myc­ket rele­vant frå­ga. Var­för vill du arran­ge­ra just det event du pla­ne­rar? Fun­de­ra även ut vil­ka mål du har med till­ställ­ning­en. Är det att gene­re­ra leads eller att byg­ga ditt varu­mär­ke? Kanske hand­lar det om posi­tio­ne­ring? Skriv gär­na ner syf­tet och målen. Om du skri­ver ner dina tan­kar är chan­sen att de upp­nås myc­ket hög­re. Upp­le­ver jag.

2. Ha en tydlig målgrupp

Till vem vän­der sig even­tet? Fun­de­ra på vil­ken din mål­grupp är för det­ta eftersom sva­ret gör det lät­ta­re för dig, eller rät­ta­re sagt är en för­ut­sätt­ning för det fort­sat­ta arbe­tet med exem­pel­vis mark­nads­fö­ring, lokal, pro­gram och tidpunkt.

3. Välj datum med omsorg

Tänk till ordent­ligt här. Säker­ställ att datu­met inte kroc­kar med lov och lång­hel­ger. Även kläm­da­gar väl­jer du bort såklart. Vill du ha besö­ka­re från hela Sve­ri­ge så und­vik de tre sport­lovs­vec­kor­na helt. Och ha koll på när påsken infal­ler. Decem­ber är en svår månad då luci­a­mor­gon, julav­slut­ning­ar på dagis och sko­la lik­som inter­na jul­fes­ter stjäl tid. Lik­som som­mar­pe­ri­o­den. Vi anord­na­de våra fyra fru­kostar under peri­o­den 3/10–5/12. Och upp­le­ver att det fun­ge­ra­de bra.

Gör rese­arch och säker­ställ att ditt arrange­mang inte kroc­kar med and­ra event den val­da dagen. Det­ta för att und­vi­ka kon­kur­rens om mål­grup­pen. Tänk slut­li­gen till vid val av vec­ko­dag. Här är vår erfa­ren­het att tors­dag mor­gon läm­par sig väl för frukostmöte.

4. Boka i tid

Det är myc­ket mer prak­tiskt arbe­te kring att ord­na ett event än du kanske först tror så ett vär­de­fullt tips är att bör­ja i tid. Gör en heder­lig tids­plan och för­sök att hål­la dig till den­na. Boka lokal så snart du satt datum för till­ställ­ning­en. Du har oftast bra avbok­nings­möj­lig­he­ter fram till ett par vec­kor upp till en månad innan even­tet skall gå av sta­peln så om loka­len inte känns klock­ren söker du bara vida­re under tiden. Behö­ver du boka tåg- eller flyg­bil­jet­ter till före­lä­sa­re så gör det­ta sna­rast möj­ligt. Här kan du spa­ra myc­ket peng­ar. Inte minst på SJ-biljetter.

Har du åter­kom­man­de event kan det vara en god idé att teck­na före­tags­av­tal med ett hotell för bätt­re priser.

5. Ändamålsenlig lokal och bra kommunikationer

Det skall vara lagom mysigt trångt. Ett bra tips är att väl­ja en mind­re lokal som känns väl­fylld sna­ra­re än att väl­ja en stor lokal där det är glest mel­lan besö­kar­na. Fun­de­ra på om du behö­ver ha till­gång till el, vat­ten och kök. Säker­ställ att luf­ten räc­ker till i loka­len (och glöm inte, som vi har gjort vid par till­fäl­len, att slå på luftkonditioneringen).

Toa­let­ter är såklart ett mås­te, lik­som bra avhäng­nings­möj­lig­he­ter för vin­ter­kap­pan (även här har vi fått oss en känga). Bra par­ke­rings­möj­lig­he­ter och en fun­ge­ran­de kol­lek­tiv­tra­fik är and­ra vik­ti­ga bitar. Väl på plats skall det vara enkelt att hit­ta till rätt lokal då tids­mar­gi­na­ler­na många gång­er är små. Har du till­gång till en roll-ups så pla­ce­ra den­na väl syn­lig för stres­sa­de deltagare.

6. Tänk igenom programmet

Tänk ige­nom pro­gram­met, och gör det nog­grant. För­sök att ska­pa ett hel­hetskon­cept där alla bitar häng­er ihop och är rele­van­ta. En proff­sig inled­ning är lika vik­tigt som själ­va huvud­num­ret. För att inte tala om even­tu­ellt för- och efter­ming­el. Tänk på att det är hel­hets­in­tryc­ket som räknas!

7. Låt andra prata

Inse att du och ditt före­tag är täm­li­gen oin­tres­san­ta. Helt krasst. Besö­kar­na kom­mer för att få en ökad för­stå­el­se för ett ämne, inte för att lyss­na på fak­ta om ditt före­tag. För att sät­ta dig som arran­gör i sam­man­hang­et kan det dock vara på sin plats med en väl­digt, med beto­ning på väl­digt, kort pre­sen­ta­tion om vil­ka ni är. Avsätt max 10 minu­ter för det­ta och gör inte miss­ta­get att pra­ta detal­je­rat om ert erbjudande.

8. Håll tiden

Helt klart en av de vik­ti­gas­te punk­ter­na i den­na lis­ta. Här hand­lar det om respek­ten för åhö­ra­ren. Att dra över med så lite som någ­ra minu­ter kan för­stö­ra hel­hets­in­tryc­ket av even­tet. Och det är inte kul när åhö­rar­na bör­jar skru­va på sig och tit­ta på kloc­kan. Var där­för extremt tyd­ligt när du infor­me­rar tala­re (och and­ra med­ver­kan­de) om pre­sen­ta­tio­nens längd och se till att över­gång­ar mel­lan oli­ka pro­gram­punk­ter är väl pla­ne­ra­de så att de inte stjäl tid. Och star­ta i tid.

Vi drog över tiden vid ett av våra semi­na­ri­er, vil­ket kom­men­te­ra­des fli­tigt i utvär­de­ring­en. Så no no här. Ett bra knep är att sig­na­le­ra till före­lä­sa­ren när det är 10 respek­ti­ve 5 minu­ter kvar av tiden.

9. Sprid budskapet

Minst lika myc­ket kraft som behö­ver läg­gas på att sät­ta ihop pro­gram­met behö­ver ock­så läg­gas på att spri­da det. Bestäm hur myc­ket peng­ar ni har möj­lig­het att avsät­ta för mark­nads­fö­ring och tänk kre­a­tivt. Mest kost­nads­ef­fek­tivt tyc­ker jag det är att använ­da soci­a­la medi­er för mark­nads­fö­ring. Men det krä­ver att du är aktiv.

Med en stän­dig när­va­ro på Face­book, Twit­ter, Lin­ke­din, Instagram och Goog­le+ har vi dag­li­gen fle­ra hund­ra besö­ka­re på vår blogg. Kraf­ten i de digi­ta­la medi­er­na är enorm men det gäl­ler att lig­ga i. En Face­book sida utan akti­vi­tet gör mer ska­da än nyt­ta då det fram­stäl­ler före­ta­get som inak­tivt och oen­ga­ge­rat. Mun till mun-meto­den och soci­a­la medi­er har visat sig vara de abso­lut främs­ta käl­lor­na till vetska­pen om våra fru­kostar. Var ock­så ute i god tid med ditt bud­skap. Tänk på att folk i all­män­het har ful­la sche­man och behö­ver pla­ne­ra sin tid.

10. Skapa en trevlig inramning

Jag säger det igen. Det är hel­hets­upp­le­vel­sen som räk­nas. Det visu­el­la intryc­ket är vik­tigt. Top­pa med kan­de­lab­rar och/​eller färs­ka blom­mor om det pas­sar i sam­man­hang­et. Tona ner belys­ning vid ming­el och fun­de­ra över bak­grunds­mu­sik. Vid våra fru­kost­mö­ten har vi strä­vat efter att ska­pa en rofylld mil­jö med levan­de ljus och lite lätt lounge­mu­sik då vi tyc­ker att det känns rätt på mor­gon­kvis­ten under den mör­ka årstiden.

11. Var noggrann med teknisk specifikationer och rättigheter till materialet

Vik­tig punkt. Det­ta har vi surt fått erfa­ra. Här har vi inte varit till­räck­ligt tyd­li­ga alla gång­er, vil­ket tyvärr resul­te­rat i att en del av publi­ken inte sett pre­sen­ta­tio­nen på opti­malt vis eftersom skär­men vi använt har ett annorlun­da for­mat och går från golv till tak. Att skic­ka ett mail är inte all­tid till­räck­ligt utan ring och följ upp för att säker­stäl­la att instruk­tio­ner­na följs. Se ock­så till att du får pre­sen­ta­tio­nen skic­kad till dig i för­väg så att den kan tes­tas på plats. Allt för att slip­pa obe­hag­li­ga överraskningar.

Tänk på att du mås­te ha till­stånd från upp­hovs­man­nen om du vill visa, spri­da eller fram­fö­ra and­ras mate­ri­al offent­ligt, exem­pel­vis på före­ta­gets webb­plats. Säker­ställ all­tid att du har ryg­gen fri här om du exem­pel­vis avser att fil­ma even­tet och läg­ga ut det­ta på web­ben. Det­ta är ock­så en vik­tig frå­ga att stäl­la till före­lä­sa­ren som kanske inte all­tid har kun­skap om de upp­hovs­rätts­li­ga spelreglerna.

12. Ta ut avgift (eller inte) för no-show

Räk­na med ett bort­fall på ca 10% bland anmäl­da del­ta­ga­re. Så är det bara. Barn blir sju­ka och vik­ti­ga möten dyker opla­ne­rat upp. Ett bra tips är att skic­ka ut påmin­nel­ser till redan anmäl­da där vik­ten av att avan­mä­la sig vid för­hin­der påta­las. Det­ta är spe­ci­ellt vik­tigt när det finns en vän­te­lis­ta för att und­vi­ka att sto­lar står tom­ma i onödan.

Är even­tet gra­tis tyc­ker jag inte att det är fel att ta ut en avgift för no-show. Ett skä­ligt belopp är upp­skatt­nings­vis på mel­lan 300 kro­nor och 500 kro­nor. Tan­ken bakom är att ej anmäld från­va­ro skall straf­fas eftersom den inne­bär en för­lo­rad möj­lig­het för någon på vän­te­lis­tan. Här har vi varit allt­för snäl­la i höst. Till våren kom­mer jag att änd­ra på det­ta eftersom vi har per­so­ner som anmält sig till samt­li­ga till­fäl­len men ald­rig dykt upp. Utan att med­de­la, vil­ket är tråkigt.

13. Utvärdera

Kom ihåg att utvär­de­ra ert eve­ne­mang eftersom utvär­de­ring­ar­na ger dig vär­de­full infor­ma­tion. Sam­man­ställ kom­men­ta­rer­na och vips så har du en ovär­der­lig lis­ta näs­ta gång ni skall arran­ge­ra ett event.

Vi har fun­de­rat på att göra en web­ba­se­rat vari­ant men tror att svars­fre­kven­sen blir hög­re om utvär­de­ring­en fylls i på plats. Väl till­ba­ka på kon­to­ret är det ju så lätt att sugas in i de var­dag­li­ga syss­lor­na igen.

I våra utvär­de­ring­ar har det fram­gått att fru­kosten upp­levs gans­ka medi­o­ker. Sist glöm­de köket grön­sa­ker­na vil­ket tro­ligt­vis drog ner bety­get. Vid ett annat till­fäl­le tog mjöl­ken slut. Små, små men irri­te­ran­de saker som natur­ligt­vis påver­kar hel­hets­upp­le­vel­sen. Och gör att vi som arran­gör söker nya alternativ.

14. Lägg budget

Och så slut­li­gen. Vad kos­tar ett event egent­li­gen? Vil­ket för­stås är omöj­ligt att sva­ra på. Kost­na­den styrs natur­ligt­vis av even­tets for­mat. Men för att ge någon som helst fing­er­vis­ning kan jag säga att våra fyra fru­kostar kostat Knt­nt strax över 100 tkr, dvs ca 25 tkr per till­fäl­le. Jag tyc­ker inte att det är dyrt men det är fort­fa­ran­de myc­ket peng­ar. Åtminsto­ne för ett litet nystar­tat bolag som Kntnt.

Gör en bud­get. Den kom­mer tro­li­gen inte att hål­la till punkt och pric­ka men den fun­ge­rar utmärkt som ett rät­te­snö­re. En av de störs­ta utgifts­pos­ter­na åtminsto­ne vid stör­re event utgör loka­len. Att bud­ge­te­ra för före­lä­sa­re kan vara svårt. Allt från 0 kro­nor och till 20 000 kro­nor är van­ligt för ett kor­ta­re fram­trä­dan­de. Om före­lä­sa­ren ser ett vär­de att få visa upp sig inför din mål­grupp bör det­ta speg­la prislap­pen. Tyc­ker jag.

Och som del­vis berörts ovan, pla­ne­ra i god tid så att du slip­per dyra sista minu­ten lös­ning­ar. Tänk prak­tiskt så att snål­he­ten inte bedrar vis­he­ten. För­tjäns­ten i ett bil­li­ga­re boen­de på avstånd kan till exem­pel lätt ätas upp av dyra taxikvitton.